一、预约申请
1. 接待医药代表实行预约审批制。原则上需在接待日前五个工作日填写《医药代表接待预约审批表》（以下简称附件1），连同其他材料扫描件以PDF形式发送至接待职能科室邮箱进行预约申请。医药代表提供的相关资料应该准确、客观、公正、完整，符合法律要求，符合职业道德标准。
药品、医用耗材项目：药械科邮箱xtyyyjk@163.com。
医疗设备项目：医务科邮箱xtyysbk@163.com。
2. 其他材料：
（1）医药代表法人授权委托书；
（2）医药代表身份证复印件；
（3）药品、医用耗材和医用仪器设备说明书及彩页宣传资料；
（4）其他与项目相关的详细资料（若有）；
（5）加盖企业公章的（GMP）认证证书复印件及生产批件复印件、医疗器械注册证或医疗器械备案凭证复印件等；
（6）加盖企业公章的医药代表在国家药品监督管理局指定的备案平台(https://pharmareps.cpa.org.cn)上备案页面的完整截图。
二、接待时间
每月的第二周星期四下午15:00-17:30（遇节假日或其他会议顺延一周）；如有特殊情况，各职能科室可根据实际确定接待时间，需向领导小组报备。
三、接待地点
新塘医院门诊楼七楼第一会议室，如有特殊情况，各职能科室可根据实际确定接待地点，需向医药代表接待工作小组报备。
四、接待人员
接待人员原则上需3名以上在场，一般情况下根据接待目的由相关职能科室负责人、临床医技科室负责人、骨干代表、医务监督委员会代表参加接待，必要时须有相关分管领导、院长参加。
五、接待流程
1. 申请审核。接待职能科室根据医药代表发送的电子邮件进行资料完整性和形式审核，审查通过后，完善附件1。
2. 预约确认及审批。接待职能科室根据《医药代表接待预约审批表》信息知会有关临床医技科室负责人，确认是否同意参加。同意的继续完善审批表，未同意的应及时反馈给医药代表，取消预约申请，并备注原因。并在接待日3天前将《医药代表接待预约审批表》报送分管领导审批。
3. 接待通知。接待职能科室应提前2天将接待审批情况通知医药代表，医药代表应填写《医药代表接待记录表》（以下简称附件2）有关信息，下载《新塘医院医药代表诚信廉洁承诺书》（以下简称附件3），签字盖章，连同其他资料签到时提交。准备产品介绍资料3份，接待现场提交。
4. 组织接待。医药代表携带相关资料按约定时间和地点现场签到、递交资料，服从接待职能科室安排开展交流沟通工作。
5. 接待记录。接待职能科室负责人参照以下内容完善《医药代表接待记录》介绍内容。
（1）介绍新药、专科药及新耗材和新仪器设备等信息；
（2）收集、反馈产品使用情况；
（3）提供产品使用指导及其他相关服务；
（4）安排学术讲座、开展学术推广等；
（5）其他合作项目的接洽与沟通。
6. 接待资料归档。接待结束后，接待职能科室应及时收集整理接待所有相关材料（含接待日记录、照片材料），并归档备查。
六、监督管理
医药代表只能在医药企业接待日到医院开展学术推广活动，如有特殊情况需要在非医药企业接待日来医院从事上述活动的，需经医院审核同意后方可进行。未经允许，医药代表不得擅自在医院内开展业务活动。发现医药代表有下列情形的，予以终止合作，并报送上级相关部门进一步处理。
1. 未经备案开展学术推广等活动；
2. 未经医院同意开展学术推广等活动；
3. 承担药品、医疗器械销售任务，实施收款和处理购销票据等销售行为；
4. 参与统计医生个人开具的药品处方数量或使用的医疗器械数量；
5. 对医院内设科室和个人直接提供捐赠、资助、赞助；
6. 误导医生使用药品或医疗器械，夸大或者误导疗效，隐匿药品已知的不良反应信息（医疗器械已知的不良事件信息）或者隐瞒医生反馈的不良反应（事件）信息；
7. 擅自进入医院非指定时间、非指定区域开展宣传、推广等违规行为的，
8. 其他干预或者影响临床合理用药的行为。
